7 Điều Mà Một Người Quản Lý Xuất Sắc Luôn Làm

Tóm tắt

Lãnh đạo không chỉ là một chức danh, mà là một hành trình không ngừng học hỏi, thích nghi và phát triển. Một nhà quản lý xuất sắc không chỉ đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ mà còn phải biết truyền cảm hứng, tạo động lực và xây dựng một đội nhóm mạnh mẽ, đoàn kết. Họ không chỉ là người đưa ra quyết định, mà còn là người dẫn dắt, hỗ trợ nhân viên phát triển và tạo dựng một môi trường làm việc bền vững, nơi mọi người đều có cơ hội phát triển năng lực và cống hiến hết mình.

Sự thành công của một tổ chức không nằm ở chiến lược hay công nghệ, mà phần lớn phụ thuộc vào con người và cách họ được dẫn dắt. Như John C. Maxwell từng nói:

“Leadership is not about titles, positions, or flowcharts. It is about one life influencing another.” (“Lãnh đạo không nằm ở chức danh, vị trí hay sơ đồ tổ chức. Đó là khả năng một cuộc đời tác động đến cuộc đời khác.”) [1].

Một nhà lãnh đạo xuất sắc không chỉ tập trung vào kết quả mà còn chú trọng đến cách đội nhóm đạt được kết quả đó. Họ không quản lý bằng sự kiểm soát chặt chẽ, mà bằng sự tin tưởng và khả năng tạo động lực.

Bài viết này trình bày bảy hành động quan trọng mà một nhà quản lý giỏi luôn thực hiện:

Thiết lập kỳ vọng rõ ràng – Định hướng cho đội nhóm một cách cụ thể, giúp họ hiểu rõ mục tiêu và tiêu chí thành công.
Luôn ở bên cạnh để ủng hộ đội nhóm – Không chỉ giao việc, mà còn sẵn sàng hỗ trợ và bảo vệ nhân viên khi cần thiết.
Loại bỏ rào cản và trao quyền – Tin tưởng và tạo điều kiện để nhân viên chủ động ra quyết định và sáng tạo.
Thực tế về khối lượng công việc – Quản lý khôn ngoan bằng cách giúp đội nhóm tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất, thay vì quá tải với nhiều công việc không cần thiết.
Quan tâm đến nhân viên như một con người – Xây dựng mối quan hệ dựa trên sự tôn trọng, đồng cảm và hỗ trợ sự phát triển cá nhân của nhân viên.
Truyền động lực và truyền cảm hứng – Tạo ra văn hóa làm việc tích cực, giúp nhân viên có động lực cống hiến và vượt qua khó khăn.
Luôn sẵn sàng khi cần thiết – Một nhà lãnh đạo thực sự không chỉ hiện diện khi công việc thuận lợi mà còn sẵn sàng hỗ trợ khi đội nhóm gặp khó khăn.

Những nguyên tắc này không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc mà còn góp phần xây dựng một văn hóa làm việc tích cực, nơi nhân viên cảm thấy được lắng nghe, được hỗ trợ và có động lực phát triển. Khi nhân viên tin tưởng vào lãnh đạo, họ sẽ không chỉ làm việc chăm chỉ hơn mà còn sẵn sàng cống hiến hết mình cho sự thành công của tổ chức.

Như Richard Branson, nhà sáng lập Virgin Group, từng nói:

“Take care of your employees, and they will take care of your business.” (“Hãy chăm sóc nhân viên của bạn, và họ sẽ chăm sóc công việc kinh doanh của bạn.”) [5].

Một nhà quản lý giỏi không phải là người ra lệnh, mà là người dẫn đường. Những hành động này sẽ giúp bạn trở thành một nhà lãnh đạo mà đội nhóm tôn trọng, tin tưởng và sẵn sàng đồng hành.

I. Giới thiệu

Lãnh đạo không đơn thuần là quản lý công việc, mà còn là khả năng tạo ảnh hưởng, định hướng và truyền cảm hứng. Một nhà quản lý giỏi không chỉ đảm bảo công việc hoàn thành đúng tiến độ mà còn tạo động lực, hỗ trợ sự phát triển của nhân viên và xây dựng một môi trường làm việc tích cực.

John C. Maxwell từng nói:

Thực tế, một nhà lãnh đạo giỏi không chỉ tập trung vào kết quả cuối cùng, mà còn quan tâm đến cách đội nhóm đạt được kết quả đó. Họ không quản lý bằng sự kiểm soát chặt chẽ, mà bằng sự tin tưởng, trao quyền và khả năng khuyến khích sự đổi mới.

Nhà quản lý giỏi – Người chỉ đạo hay người dẫn dắt?

Có nhiều quan điểm khác nhau về một nhà quản lý xuất sắc. Một số người cho rằng một nhà quản lý giỏi là người kiểm soát công việc chặt chẽ, đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ được thực hiện đúng kế hoạch. Số khác lại tin rằng một nhà lãnh đạo thực thụ là người biết cách truyền cảm hứng, giúp đội nhóm làm việc với tinh thần trách nhiệm và sự sáng tạo.

Thực tế, một nhà quản lý xuất sắc không chỉ là người điều phối công việc, mà còn là người giúp đội nhóm hiểu rõ mục tiêu, có động lực phát triển và sẵn sàng cống hiến. Họ biết cách:

Dẫn dắt đội nhóm vượt qua thử thách.
Tạo môi trường làm việc tích cực và gắn kết.
Thúc đẩy sự đổi mới và sáng tạo.
Tạo dựng lòng tin và tinh thần trách nhiệm trong đội nhóm.

Bảy nguyên tắc của một nhà quản lý xuất sắc

Vậy, điều gì làm nên một nhà quản lý giỏi? Có phải là khả năng kiểm soát công việc hay khả năng thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm?

Bài viết này sẽ trình bày bảy nguyên tắc quan trọng mà mọi nhà quản lý xuất sắc đều áp dụng. Mỗi nguyên tắc sẽ được hỗ trợ bởi các câu nói kinh điển từ những nhà lãnh đạo vĩ đại và những phân tích sâu sắc giúp bạn áp dụng hiệu quả vào thực tế.

Bảy yếu tố quan trọng này bao gồm:

Thiết lập kỳ vọng rõ ràng – Giúp đội nhóm hiểu mục tiêu, tiêu chí thành công và trách nhiệm của họ.
Luôn ở bên cạnh để ủng hộ đội nhóm – Không chỉ giao việc mà còn hỗ trợ, bảo vệ và truyền động lực khi cần.
Loại bỏ rào cản và trao quyền – Giúp nhân viên có sự tự chủ, trách nhiệm và sáng tạo trong công việc.
Thực tế về khối lượng công việc – Đảm bảo nhân viên không bị quá tải, giúp họ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất.
Quan tâm đến nhân viên như một con người – Tạo dựng một môi trường làm việc thân thiện, nơi nhân viên cảm thấy được trân trọng.
Truyền động lực và truyền cảm hứng – Khích lệ tinh thần làm việc nhóm, giúp nhân viên có động lực cống hiến.
Luôn sẵn sàng khi cần thiết – Một nhà lãnh đạo giỏi không chỉ xuất hiện khi công việc suôn sẻ, mà còn hỗ trợ đội nhóm khi gặp khó khăn.

Bằng cách áp dụng những nguyên tắc này, một nhà quản lý không chỉ tạo dựng niềm tin, khích lệ đội nhóm phát triển, mà còn giúp tổ chức hoạt động hiệu quả và đạt được những thành công bền vững.

II. Nội dung

1. Thiết lập kỳ vọng rõ ràng

“If you can’t explain it simply, you don’t understand it well enough.” (“Nếu bạn không thể giải thích điều đó một cách đơn giản, bạn chưa thực sự hiểu rõ nó.”) – Albert Einstein [2].

Một đội nhóm không thể làm việc hiệu quả nếu họ không hiểu rõ những gì được mong đợi từ họ. Khi kỳ vọng không rõ ràng, nhân viên dễ mất phương hướng, mắc sai lầm và thiếu động lực. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc mà còn có thể gây ra căng thẳng, xung đột nội bộ và làm giảm sự gắn kết trong đội nhóm.

Tại sao thiết lập kỳ vọng rõ ràng lại quan trọng?

Giúp đội nhóm hiểu rõ trách nhiệm và mục tiêu
Khi nhân viên hiểu rõ vai trò của họ và mục tiêu chung, họ sẽ chủ động hơn trong công việc, thay vì chờ đợi hướng dẫn từng bước từ quản lý. Một mục tiêu rõ ràng cũng giúp cả nhóm làm việc đồng bộ, tránh tình trạng mỗi người đi theo một hướng khác nhau.
Tạo động lực và tinh thần trách nhiệm
Khi nhân viên biết chính xác họ cần đạt được gì và tiêu chí thành công là gì, họ sẽ có động lực để hoàn thành công việc tốt hơn. Kỳ vọng rõ ràng giúp nhân viên tự chịu trách nhiệm với công việc của mình, thay vì làm việc theo kiểu đối phó.
Giúp giảm thiểu sai sót và hiểu lầm
Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến dự án thất bại là do giao tiếp không rõ ràng. Nếu nhân viên không hiểu chính xác yêu cầu, họ có thể làm sai, gây ra lãng phí thời gian, công sức và nguồn lực. Khi có sự đồng thuận về kỳ vọng ngay từ đầu, quản lý và nhân viên sẽ giảm thiểu xung đột và những điều chỉnh không cần thiết trong quá trình làm việc.
Tăng hiệu suất làm việc và khả năng ra quyết định
Nhân viên sẽ làm việc hiệu quả hơn khi họ biết chính xác đâu là công việc quan trọng, cần ưu tiên. Khi có một khung kỳ vọng rõ ràng, đội nhóm có thể tự đưa ra quyết định mà không cần chờ sự phê duyệt liên tục từ quản lý.

Hành động cụ thể để thiết lập kỳ vọng rõ ràng

Xác định mục tiêu một cách cụ thể và có thể đo lường

Thay vì chỉ nói: “Tôi muốn dự án này hoàn thành nhanh chóng”, hãy nói:
“Chúng ta cần hoàn thành dự án trong 3 tuần, với các cột mốc quan trọng là: tuần đầu hoàn thiện kế hoạch, tuần hai thực hiện và tuần ba kiểm tra & chỉnh sửa.”
Sử dụng mô hình SMART để thiết lập mục tiêu (Specific – Cụ thể, Measurable – Đo lường được, Achievable – Khả thi, Relevant – Liên quan, Time-bound – Có thời hạn).

Truyền đạt kỳ vọng một cách rõ ràng và dễ hiểu

Sử dụng ngôn ngữ đơn giản và tránh thuật ngữ khó hiểu. Nếu nhân viên chưa hiểu, hãy giải thích theo cách khác.
Cung cấp tài liệu hướng dẫn hoặc ví dụ minh họa để đảm bảo không có sự mơ hồ trong yêu cầu công việc.

Tạo cơ hội để nhân viên đặt câu hỏi và thảo luận

Đừng chỉ đưa ra yêu cầu một chiều, hãy khuyến khích nhân viên đặt câu hỏi để làm rõ bất kỳ điểm nào chưa rõ ràng.
Tổ chức các cuộc họp nhóm hoặc họp cá nhân để đảm bảo rằng mọi người đều hiểu đúng mục tiêu.

Xác nhận lại kỳ vọng thông qua phản hồi từ đội nhóm

Sau khi trình bày mục tiêu, hãy hỏi nhân viên:
“Bạn có hiểu rõ yêu cầu này không? Có điểm nào cần làm rõ thêm không?”
Nếu có sự nhầm lẫn, hãy điều chỉnh ngay trước khi bắt đầu công việc.

Ví dụ thực tiễn

Tình huống 1: Trước khi bắt đầu một dự án
Sai lầm phổ biến: Nhà quản lý chỉ nói chung chung:
“Mọi người cố gắng làm tốt dự án này nhé!”

Kết quả? Nhân viên không biết dự án cần hoàn thành khi nào, tiêu chí thành công là gì, ai chịu trách nhiệm phần nào.

Cách làm đúng: Nhà quản lý tổ chức một buổi họp khởi động dự án:
“Dự án này có 3 giai đoạn: Phân tích (1 tuần), Triển khai (2 tuần) và Đánh giá (1 tuần). Thành công sẽ được đo lường bằng số liệu khách hàng phản hồi và tỉ lệ hoàn thành đúng tiến độ. Nếu có vấn đề gì, hãy báo ngay trong cuộc họp hằng tuần để cùng giải quyết.”

Nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ, thời hạn, và cách đánh giá kết quả, giúp họ chủ động hơn trong công việc.

Tình huống 2: Khi giao nhiệm vụ cá nhân
Sai lầm phổ biến: Nhà quản lý nói:
“Hãy làm báo cáo này càng sớm càng tốt.”

Nhân viên có thể hiểu “càng sớm càng tốt” là trong một tuần, trong khi quản lý thực sự mong muốn hoàn thành trong hai ngày.

Cách làm đúng:
“Tôi cần báo cáo này vào thứ Tư tuần này lúc 3 giờ chiều. Hãy tập trung vào số liệu tài chính quý vừa rồi và xu hướng chi tiêu của khách hàng.”

Nhân viên có thời hạn cụ thể và nội dung cần tập trung, giúp họ hoàn thành đúng yêu cầu mà không cần điều chỉnh lại sau này.

Tóm lại

Một nhà quản lý giỏi không chỉ đưa ra yêu cầu, mà còn hướng dẫn đội nhóm hiểu rõ mục tiêu.

Thiết lập kỳ vọng rõ ràng giúp tăng năng suất, giảm sai sót và tạo động lực cho nhân viên.

Cách tốt nhất để thiết lập kỳ vọng là

Xác định mục tiêu một cách cụ thể, có thể đo lường.
Truyền đạt yêu cầu một cách rõ ràng, đơn giản.
Tạo cơ hội cho nhân viên đặt câu hỏi để làm rõ.
Xác nhận lại kỳ vọng thông qua phản hồi từ đội nhóm.

Bằng cách này, nhà quản lý có thể tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, nơi nhân viên không chỉ hiểu rõ nhiệm vụ, mà còn có động lực làm việc hiệu quả hơn.

2. Luôn ở bên cạnh để ủng hộ đội nhóm

“A leader is one who knows the way, goes the way, and shows the way.” (“Một nhà lãnh đạo là người biết đường, đi đúng đường và chỉ đường cho người khác.”) – John C. Maxwell [1].

Một nhà quản lý giỏi không chỉ đứng ngoài quan sát và giao nhiệm vụ, mà còn đồng hành cùng đội nhóm, sẵn sàng hỗ trợ, hướng dẫn và bảo vệ họ khi cần thiết.

Trong một môi trường làm việc đầy áp lực, nhân viên không chỉ cần chỉ đạo rõ ràng, mà còn cần một người lãnh đạo đáng tin cậy, có thể đồng hành, thấu hiểu và khích lệ họ trong những thời điểm khó khăn. Khi nhân viên cảm thấy được ủng hộ và bảo vệ, họ sẽ có động lực làm việc cao hơn, chủ động tìm cách giải quyết vấn đề và trung thành hơn với tổ chức.

Tại sao việc ủng hộ đội nhóm lại quan trọng?

Tạo dựng niềm tin và sự trung thành
Khi nhân viên biết rằng quản lý luôn đứng về phía họ, họ sẽ có cảm giác an tâm, từ đó nỗ lực hết mình để hoàn thành công việc. Một môi trường làm việc tích cực, nơi nhân viên được lắng nghe và hỗ trợ, sẽ giúp giữ chân nhân tài và nâng cao sự gắn kết của đội nhóm.
Tăng động lực và hiệu suất làm việc
Nhân viên thường có động lực cao hơn khi họ cảm thấy công việc của mình được đánh giá đúng mức và sự đóng góp của họ có giá trị. Khi nhà quản lý khuyến khích và hỗ trợ, nhân viên sẽ có tinh thần làm việc tích cực hơn, giúp tăng hiệu suất tổng thể của nhóm.
Giúp nhân viên vượt qua thử thách
Trong quá trình làm việc, nhân viên sẽ gặp phải nhiều khó khăn như khối lượng công việc lớn, áp lực từ khách hàng hoặc những phản hồi tiêu cực từ đồng nghiệp. Một nhà quản lý giỏi không chỉ giao việc mà còn giúp nhân viên giải quyết vấn đề, hướng dẫn họ cách đối mặt với thử thách và tìm ra giải pháp phù hợp.
Tạo ra một môi trường làm việc tích cực và an toàn
Một môi trường nơi nhân viên cảm thấy được tôn trọng và bảo vệ sẽ giúp họ cởi mở hơn trong việc chia sẻ ý tưởng, sáng tạo và chủ động tìm ra giải pháp. Điều này không chỉ cải thiện hiệu suất làm việc, mà còn giúp công ty phát triển bền vững hơn.

Hành động cụ thể để ủng hộ đội nhóm

Bảo vệ nhân viên trước những chỉ trích không công bằng

Nếu nhân viên bị phê bình một cách thiếu cơ sở hoặc bị đổ lỗi sai, nhà quản lý cần lên tiếng bảo vệ và làm rõ tình huống.
Trong các cuộc họp hoặc báo cáo, hãy đảm bảo công lao của nhân viên được công nhận đúng mức, tránh để họ cảm thấy bị đánh giá thấp.

Hỗ trợ khi nhân viên gặp khó khăn

Khi nhân viên phải đối mặt với khối lượng công việc quá tải hoặc vấn đề cá nhân ảnh hưởng đến công việc, hãy chủ động tìm hiểu và đưa ra giải pháp.
Có thể phân bổ lại công việc, giúp nhân viên điều chỉnh lịch làm việc linh hoạt hơn hoặc cung cấp công cụ và nguồn lực cần thiết để họ hoàn thành nhiệm vụ dễ dàng hơn.

Thể hiện sự quan tâm bằng những hành động cụ thể

Đừng chỉ nói suông rằng “Tôi luôn ở đây để hỗ trợ các bạn”, mà hãy chứng minh điều đó bằng hành động.
Một số cách đơn giản để thể hiện sự ủng hộ bao gồm lắng nghe ý kiến của nhân viên, hỗ trợ họ trong các cuộc họp quan trọng hoặc công nhận công sức của họ trước ban lãnh đạo.

Xây dựng một môi trường làm việc cởi mở

Khuyến khích nhân viên bày tỏ ý kiến, chia sẻ khó khăn và đề xuất giải pháp mà không sợ bị phán xét.
Tạo ra văn hóa phản hồi tích cực, nơi nhân viên cảm thấy họ được lắng nghe và tôn trọng.

Ví dụ thực tiễn

Tình huống 1: Bảo vệ nhân viên trong cuộc họp
Một nhân viên trình bày ý tưởng mới trong cuộc họp nhưng bị đồng nghiệp chỉ trích là “thiếu khả thi và không có tính thực tế”. Nếu nhà quản lý không phản ứng, nhân viên đó có thể mất tự tin và ngại đóng góp ý tưởng trong tương lai.

Cách làm đúng:

Nhà quản lý có thể can thiệp bằng cách nói:
“Ý tưởng này rất thú vị, và tôi nghĩ chúng ta nên xem xét thêm cách để triển khai hiệu quả. Bạn có thể chia sẻ thêm về cách khắc phục những thách thức tiềm ẩn không?”
Điều này không chỉ bảo vệ nhân viên khỏi sự chỉ trích không cần thiết, mà còn khuyến khích tư duy sáng tạo và cải thiện văn hóa làm việc.

Tình huống 2: Giúp nhân viên vượt qua áp lực công việc
Một nhân viên liên tục làm việc muộn và có dấu hiệu căng thẳng vì dự án lớn sắp đến hạn. Nếu không có sự hỗ trợ từ quản lý, nhân viên có thể kiệt sức hoặc làm việc kém hiệu quả.

Cách làm đúng:

Nhà quản lý có thể nói:
“Tôi nhận thấy bạn đang phải làm việc quá sức với dự án này. Bạn có cần thêm nguồn lực hoặc phân chia lại công việc để giảm bớt áp lực không?”
Điều này giúp nhân viên cảm thấy được quan tâm và có sự hỗ trợ, từ đó cải thiện hiệu suất làm việc mà không gây căng thẳng không cần thiết.

Tóm lại

Một nhà quản lý giỏi không chỉ đưa ra nhiệm vụ, mà còn đồng hành cùng đội nhóm để đảm bảo họ có đủ điều kiện để hoàn thành công việc tốt nhất.

Ủng hộ đội nhóm giúp tăng động lực, tạo dựng niềm tin và nâng cao hiệu suất làm việc.

Cách tốt nhất để thể hiện sự ủng hộ là:

Bảo vệ nhân viên trước những chỉ trích không công bằng.
Hỗ trợ khi nhân viên gặp khó khăn, cung cấp công cụ và nguồn lực cần thiết.
Thể hiện sự quan tâm bằng những hành động cụ thể, không chỉ bằng lời nói.
Xây dựng một môi trường làm việc cởi mở, nơi nhân viên cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng.

Bằng cách này, nhà quản lý có thể tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi nhân viên không chỉ cảm thấy an tâm, mà còn có động lực phát triển và cống hiến hết mình cho tổ chức.

3. Loại bỏ rào cản và trao quyền

“It doesn’t make sense to hire smart people and tell them what to do; we hire smart people so they can tell us what to do.”(“Không có lý do gì để tuyển người thông minh rồi bảo họ phải làm gì; chúng ta tuyển họ để họ nói cho chúng ta biết phải làm gì.”) – Steve Jobs [3].

Một nhà quản lý xuất sắc không chỉ giao việc mà còn trao quyền và tạo điều kiện để nhân viên phát triển. Nếu nhân viên bị kiểm soát quá chặt chẽ, họ sẽ mất động lực và trở nên thụ động, chỉ làm theo mệnh lệnh thay vì chủ động tìm cách cải thiện công việc. Ngược lại, khi được trao quyền hợp lý, họ sẽ có cơ hội tự đưa ra quyết định, sáng tạo và phát triển kỹ năng lãnh đạo.

Tại sao trao quyền lại quan trọng?

Gia tăng tính chủ động và sáng tạo
Khi nhân viên có quyền tự đưa ra quyết định, họ sẽ chủ động tìm kiếm giải pháp tối ưu thay vì chờ đợi chỉ đạo từ cấp trên. Điều này giúp cải thiện hiệu suất công việc và thúc đẩy tinh thần đổi mới trong tổ chức.
Xây dựng sự tin tưởng và trách nhiệm
Khi nhân viên được giao quyền, họ sẽ cảm thấy được tin tưởng và có trách nhiệm hơn với công việc của mình. Điều này giúp họ làm việc với tinh thần cam kết cao hơn và sẵn sàng chịu trách nhiệm về kết quả.
Giải phóng thời gian cho nhà quản lý
Một nhà quản lý giỏi không nên dồn hết công việc vào bản thân. Nếu họ liên tục can thiệp vào mọi quyết định nhỏ, họ sẽ không có đủ thời gian để tập trung vào chiến lược dài hạn và những vấn đề quan trọng hơn. Trao quyền giúp nhà quản lý có thể tập trung vào bức tranh lớn thay vì sa đà vào những chi tiết vụn vặt.
Phát triển đội ngũ kế cận
Một tổ chức bền vững là tổ chức có một đội ngũ nhân sự kế thừa đủ năng lực. Khi nhân viên được trao quyền, họ sẽ có cơ hội rèn luyện kỹ năng lãnh đạo, giúp công ty có một đội ngũ sẵn sàng đảm nhiệm những vị trí quan trọng trong tương lai.

Hành động cụ thể để trao quyền hiệu quả

Xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn

Đừng chỉ giao nhiệm vụ mà không chỉ ra rõ ràng phạm vi trách nhiệm và mức độ tự chủ của nhân viên. Hãy xác định rõ ràng họ có thể đưa ra quyết định đến đâu, và khi nào cần tham khảo ý kiến quản lý.

Cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ khi cần

Trao quyền không có nghĩa là bỏ mặc nhân viên tự xoay sở. Nhà quản lý vẫn cần cung cấp hướng dẫn ban đầu, đưa ra các tài nguyên cần thiết và hỗ trợ khi nhân viên gặp khó khăn.

Tạo một môi trường tin tưởng

Nhân viên sẽ không thể phát huy hết khả năng nếu họ cảm thấy bị giám sát chặt chẽ hoặc lo sợ mắc sai lầm. Hãy cho họ biết rằng sai sót là một phần của quá trình học hỏi, miễn là họ sẵn sàng rút kinh nghiệm và cải thiện.

Ghi nhận và khen thưởng sự chủ động

Khi nhân viên đưa ra những quyết định đúng đắn hoặc sáng tạo trong công việc, hãy ghi nhận và khen thưởng họ. Điều này khuyến khích họ tiếp tục phát huy tinh thần chủ động.

Ví dụ thực tiễn

Tình huống 1: Trao quyền cho nhân viên trong dự án quan trọng
Một quản lý marketing muốn triển khai một chiến dịch quảng cáo mới. Thay vì tự quyết định tất cả mọi chi tiết, anh ta giao nhiệm vụ cho nhóm marketing với quyền tự chủ trong việc chọn kênh quảng cáo và phân bổ ngân sách.

Cách làm đúng:

Nhà quản lý đưa ra mục tiêu chung (“Chúng ta cần tăng 20% lượng khách hàng tiềm năng trong quý này”) và yêu cầu nhóm lên kế hoạch cụ thể.
Nhóm marketing có toàn quyền lựa chọn nền tảng quảng cáo, điều chỉnh ngân sách trong phạm vi được phân bổ và thực hiện chiến dịch theo cách họ thấy hiệu quả nhất.
Quản lý chỉ can thiệp khi cần thiết hoặc khi nhóm yêu cầu sự hỗ trợ.

Kết quả:

Nhân viên cảm thấy có trách nhiệm hơn với dự án, sẵn sàng đưa ra ý tưởng sáng tạo và chủ động tìm cách tối ưu hóa ngân sách.
Nhà quản lý tiết kiệm được thời gian và có thể tập trung vào những vấn đề chiến lược hơn.

Tình huống 2: Xây dựng đội ngũ kế cận thông qua trao quyền
Một công ty công nghệ đang muốn đào tạo nhân viên có tiềm năng để lên vị trí quản lý. Thay vì chỉ yêu cầu họ làm công việc hằng ngày, công ty bắt đầu giao cho họ phụ trách những dự án nhỏ hơn, nơi họ có thể ra quyết định và học cách lãnh đạo đội nhóm.

Cách làm đúng:

Công ty giao cho nhân viên phụ trách một nhóm nhỏ để thử nghiệm khả năng quản lý.
Họ được quyền lập kế hoạch, phân công công việc và báo cáo kết quả.
Nhà quản lý đóng vai trò cố vấn, hướng dẫn khi cần thiết, nhưng không can thiệp vào quyết định hàng ngày.

Kết quả:

Nhân viên có cơ hội học hỏi và rèn luyện kỹ năng lãnh đạo trong môi trường thực tế.
Khi có vị trí quản lý mới cần bổ nhiệm, công ty đã có sẵn ứng viên nội bộ có kinh nghiệm, không cần tìm kiếm từ bên ngoài.

Tóm lại

Trao quyền không chỉ giúp tăng tính chủ động và sáng tạo, mà còn xây dựng niềm tin và phát triển đội ngũ kế cận.

Cách tốt nhất để trao quyền hiệu quả là:

Xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên.
Cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ, nhưng không kiểm soát quá mức.
Tạo ra môi trường làm việc tin tưởng, nơi nhân viên không sợ mắc sai lầm.
Ghi nhận và khen thưởng sự chủ động và sáng tạo.

Khi nhân viên cảm thấy được tin tưởng và có cơ hội phát triển, họ sẽ làm việc với trách nhiệm cao hơn, đóng góp nhiều giá trị hơn và giúp tổ chức đạt được những thành công bền vững.

4. Thực tế về khối lượng công việc

“Efficiency is doing things right; effectiveness is doing the right things.” (“Hiệu suất là làm đúng cách, còn hiệu quả là làm đúng việc.”) – Peter Drucker [4].

Một nhà quản lý giỏi không để nhân viên bị quá tải với hàng loạt công việc không cần thiết, mà giúp họ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất. Nếu nhân viên liên tục làm việc trong trạng thái căng thẳng và quá tải, hiệu suất không chỉ giảm sút mà còn có thể dẫn đến kiệt sức, mất động lực và ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng công việc.

Tại sao quản lý khối lượng công việc hợp lý lại quan trọng?

Giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn
Khi nhân viên có quá nhiều việc phải làm, họ sẽ dễ dàng bị phân tâm và không thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng. Một nhà quản lý giỏi cần giúp họ ưu tiên công việc dựa trên mức độ quan trọng và cấp bách, thay vì cố gắng làm tất cả cùng một lúc.
Giảm nguy cơ kiệt sức và mất động lực
Nhân viên thường có xu hướng cố gắng làm việc nhiều hơn để đáp ứng kỳ vọng của quản lý, nhưng nếu khối lượng công việc vượt quá khả năng chịu đựng, họ sẽ rơi vào trạng thái kiệt sức và mất tinh thần. Một môi trường làm việc lành mạnh phải đảm bảo sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.
Cải thiện chất lượng công việc
Khi nhân viên không bị dồn ép bởi quá nhiều nhiệm vụ, họ có thể tập trung nhiều hơn vào từng công việc cụ thể, từ đó đảm bảo chất lượng và độ chính xác cao hơn.
Tạo điều kiện để nhân viên phát triển kỹ năng
Nếu nhân viên chỉ đơn thuần chạy theo số lượng công việc mà không có thời gian suy nghĩ và học hỏi, họ sẽ không thể phát triển kỹ năng và tư duy chiến lược. Nhà quản lý cần giúp họ sắp xếp công việc một cách hợp lý để có không gian sáng tạo và học hỏi.

Hành động cụ thể để quản lý khối lượng công việc hợp lý

Ưu tiên công việc theo mức độ quan trọng và cấp bách

Sử dụng ma trận Eisenhower để phân loại công việc:
- Việc quan trọng & khẩn cấp: Thực hiện ngay.
- Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp: Lên kế hoạch thực hiện.
- Việc không quan trọng nhưng khẩn cấp: Cân nhắc giao cho người khác.
- Việc không quan trọng & không khẩn cấp: Loại bỏ hoặc hoãn lại.

Giao nhiệm vụ theo năng lực và tải công việc của từng nhân viên

Đừng giao quá nhiều việc cho một nhân viên trong khi người khác lại có ít nhiệm vụ hơn.
Cân đối công việc để tránh tình trạng một số nhân viên bị quá tải, trong khi những người khác lại không có đủ việc để làm.

Khuyến khích nhân viên nói lên khó khăn của họ

Một số nhân viên có thể cảm thấy ngại từ chối công việc, ngay cả khi họ đang bị quá tải. Nhà quản lý nên chủ động hỏi nhân viên về khối lượng công việc của họ và khuyến khích họ phản hồi trung thực.

Giảm thiểu các công việc không cần thiết

Hạn chế những cuộc họp không quan trọng hoặc yêu cầu báo cáo quá mức, giúp nhân viên có nhiều thời gian hơn để tập trung vào công việc thực sự quan trọng.

Ví dụ thực tiễn

Tình huống 1: Sắp xếp công việc để tránh quá tải
Một nhân viên làm việc trong nhóm marketing đang bị giao quá nhiều dự án cùng lúc, khiến họ không thể hoàn thành tốt từng dự án riêng lẻ.

Cách làm đúng:

Nhà quản lý họp với nhân viên để đánh giá lại danh sách nhiệm vụ của họ.
Cùng nhân viên phân loại công việc theo mức độ ưu tiên.
Tạm hoãn hoặc phân công lại một số nhiệm vụ để giúp nhân viên tập trung vào những dự án quan trọng nhất.

Kết quả:

Nhân viên cảm thấy bớt áp lực hơn và có thể hoàn thành công việc với chất lượng tốt hơn.
Đội nhóm làm việc hiệu quả hơn và đạt được kết quả tốt hơn.

Tình huống 2: Khuyến khích nhân viên nói lên khó khăn
Một nhân viên liên tục làm việc ngoài giờ nhưng không bao giờ phàn nàn. Khi nhà quản lý hỏi về khối lượng công việc, họ chỉ nói: “Tôi vẫn ổn, tôi sẽ cố gắng hoàn thành.”

Cách làm đúng:

Nhà quản lý có thể hỏi: “Tôi nhận thấy bạn thường xuyên làm thêm giờ. Có phải bạn đang gặp khó khăn với khối lượng công việc không? Chúng ta có thể tìm cách điều chỉnh để giúp bạn cân bằng hơn.”
Nếu nhân viên thừa nhận họ đang bị quá tải, nhà quản lý có thể tìm cách giảm tải hoặc hỗ trợ thêm nguồn lực.

Kết quả:

Nhân viên cảm thấy được quan tâm và không còn lo lắng về việc bị đánh giá thấp khi thừa nhận họ đang gặp khó khăn.
Hiệu suất làm việc của nhân viên được cải thiện mà không cần họ phải hy sinh thời gian cá nhân.

Tóm lại

Một nhà quản lý giỏi không chỉ giao việc, mà còn phải đảm bảo nhân viên có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả và bền vững.

Cách tốt nhất để quản lý khối lượng công việc hợp lý là:

Giúp nhân viên ưu tiên công việc quan trọng, tránh lãng phí thời gian vào những việc không cần thiết.
Đảm bảo công việc được phân bổ hợp lý giữa các thành viên trong nhóm.
Khuyến khích nhân viên nói lên khó khăn khi họ bị quá tải.
Loại bỏ các công việc không cần thiết để giúp nhân viên tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất.

Bằng cách này, nhà quản lý không chỉ giúp nâng cao hiệu suất làm việc, mà còn tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh, nơi nhân viên có thể phát huy tối đa khả năng của họ mà không bị áp lực quá mức.

5. Quan tâm đến nhân viên như một con người

“Take care of your employees, and they will take care of your business.” (“Hãy chăm sóc nhân viên của bạn, và họ sẽ chăm sóc công việc kinh doanh của bạn.”) – Richard Branson [5].

Một nhà quản lý giỏi hiểu rằng con người là tài sản quan trọng nhất của doanh nghiệp. Một tổ chức có thể sở hữu công nghệ hiện đại, chiến lược xuất sắc và nguồn vốn dồi dào, nhưng nếu không có một đội ngũ nhân sự tận tâm và hạnh phúc, thành công chỉ mang tính tạm thời.

Trong môi trường làm việc hiện đại, nhân viên không chỉ mong muốn một mức lương hấp dẫn, mà còn cần một nơi họ cảm thấy được trân trọng, được phát triển và có sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Khi nhân viên cảm nhận được sự quan tâm chân thành từ quản lý, họ sẽ có động lực làm việc, sự trung thành và sẵn sàng cống hiến nhiều hơn.

Tại sao quan tâm đến nhân viên lại quan trọng?

Tăng động lực và sự gắn kết của nhân viên
Khi nhân viên cảm thấy được quan tâm, họ sẽ làm việc với tinh thần hứng khởi hơn, chủ động hơn và sẵn sàng đóng góp nhiều hơn vào sự phát triển chung. Một môi trường làm việc thân thiện sẽ giúp giữ chân nhân tài và giảm tỷ lệ nghỉ việc.
Nâng cao năng suất và hiệu suất làm việc
Nhân viên có tinh thần thoải mái và được hỗ trợ đầy đủ sẽ làm việc hiệu quả hơn. Họ ít bị phân tâm bởi căng thẳng, áp lực không đáng có và có thể tập trung hoàn toàn vào công việc.
Tạo ra một văn hóa làm việc tích cực
Một tổ chức quan tâm đến nhân viên không chỉ giúp xây dựng lòng trung thành, mà còn thúc đẩy văn hóa hỗ trợ lẫn nhau, nơi mọi người cùng nhau phát triển. Điều này không chỉ mang lại lợi ích cho từng cá nhân mà còn giúp công ty phát triển bền vững hơn.
Giảm căng thẳng và nâng cao sức khỏe tinh thần
Áp lực công việc kéo dài có thể dẫn đến tình trạng kiệt sức (burnout), ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe tinh thần và thể chất của nhân viên. Khi quản lý chủ động hỗ trợ, tạo điều kiện làm việc hợp lý, nhân viên sẽ có trạng thái tốt hơn để cống hiến lâu dài.

Hành động cụ thể để quan tâm đến nhân viên

Lắng nghe và thấu hiểu nhu cầu của nhân viên

Chủ động hỏi nhân viên về những khó khăn trong công việc và cuộc sống để kịp thời hỗ trợ.
Tổ chức các cuộc họp 1:1 định kỳ để nắm bắt tâm tư, mong muốn của nhân viên.
Khuyến khích văn hóa phản hồi hai chiều, nơi nhân viên có thể bày tỏ suy nghĩ mà không lo sợ bị đánh giá.

Tạo điều kiện phát triển cho nhân viên

Cung cấp cơ hội đào tạo và thăng tiến, giúp nhân viên có lộ trình phát triển sự nghiệp rõ ràng.
Hỗ trợ nhân viên nâng cao kỹ năng thông qua các khóa học, hội thảo chuyên môn.

Đảm bảo cân bằng giữa công việc và cuộc sống

Không khuyến khích nhân viên làm việc quá giờ thường xuyên.
Hỗ trợ chính sách làm việc linh hoạt khi cần thiết, như làm việc từ xa hoặc điều chỉnh thời gian làm việc phù hợp.
Tổ chức các hoạt động nội bộ như team building, ngày nghỉ ngơi hoặc các chương trình hỗ trợ sức khỏe tinh thần.

Ghi nhận và khen thưởng kịp thời

Đánh giá cao những đóng góp của nhân viên, dù lớn hay nhỏ.
Có các hình thức khen thưởng linh hoạt như thư cảm ơn, phần thưởng tài chính hoặc cơ hội phát triển nghề nghiệp.

Ví dụ thực tiễn

Tình huống 1: Lắng nghe và hỗ trợ nhân viên khi gặp khó khăn cá nhân
Một nhân viên có dấu hiệu mất tập trung và giảm hiệu suất làm việc. Nếu không có sự quan tâm từ quản lý, họ có thể cảm thấy cô lập và không có động lực làm việc.

Cách làm đúng:

Nhà quản lý chủ động mời nhân viên trò chuyện riêng và hỏi: “Tôi nhận thấy gần đây bạn có vẻ căng thẳng. Có điều gì tôi có thể giúp bạn không?”
Nếu nhân viên đang gặp vấn đề cá nhân, quản lý có thể xem xét cho phép họ làm việc linh hoạt hơn, giúp họ có thời gian giải quyết vấn đề mà vẫn đảm bảo công việc.

Kết quả:

Nhân viên cảm thấy được quan tâm, không bị áp lực thêm từ công việc.
Hiệu suất làm việc cải thiện khi họ có đủ thời gian để phục hồi tinh thần.

Tình huống 2: Tạo cơ hội phát triển sự nghiệp cho nhân viên
Một nhân viên làm việc chăm chỉ nhưng không thấy cơ hội thăng tiến, dẫn đến mất động lực.

Cách làm đúng:

Nhà quản lý lên kế hoạch đào tạo, cung cấp thêm trách nhiệm phù hợp để nhân viên phát triển kỹ năng mới.
Thảo luận về lộ trình thăng tiến rõ ràng và cách nhân viên có thể đạt được mục tiêu nghề nghiệp.

Kết quả:

Nhân viên có động lực hơn vì họ thấy tương lai phát triển trong công ty.
Công ty giữ chân được nhân tài và xây dựng được đội ngũ lãnh đạo kế cận.

Tóm lại

Một nhà quản lý giỏi không chỉ quan tâm đến hiệu suất công việc, mà còn quan tâm đến con người đằng sau công việc.

Cách tốt nhất để thể hiện sự quan tâm đến nhân viên là:

Lắng nghe và thấu hiểu những khó khăn và mong muốn của họ.
Cung cấp cơ hội phát triển nghề nghiệp và đào tạo liên tục.
Đảm bảo nhân viên có sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Ghi nhận và khen thưởng những đóng góp của họ một cách kịp thời.

Khi nhân viên cảm thấy được tôn trọng và hỗ trợ, họ sẽ làm việc với tinh thần tích cực hơn, gắn bó hơn và sẵn sàng đóng góp lâu dài cho tổ chức.

6. Truyền động lực và truyền cảm hứng

“Leadership is not about being in charge. It is about taking care of those in your charge.” (“Lãnh đạo không phải là đứng đầu, mà là chăm sóc những người bạn dẫn dắt.”) – Simon Sinek [6].

Một nhà quản lý giỏi không chỉ giao nhiệm vụ và đánh giá kết quả, mà còn phải khơi dậy động lực và tinh thần làm việc nhóm, giúp nhân viên cảm thấy có mục tiêu, cống hiến nhiều hơn và gắn bó lâu dài với tổ chức.

Tại sao truyền động lực và cảm hứng lại quan trọng?

Tạo ra môi trường làm việc tích cực
Khi nhân viên cảm thấy được truyền cảm hứng và có động lực, họ sẽ có thái độ làm việc tích cực hơn, sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp và đóng góp vào sự phát triển chung.
Nâng cao hiệu suất làm việc
Một đội ngũ có động lực cao không chỉ làm việc chăm chỉ hơn, mà còn làm việc thông minh hơn. Khi nhân viên hiểu được tầm quan trọng của công việc mình làm, họ sẽ chủ động tìm cách cải thiện quy trình và đạt kết quả tốt hơn.
Xây dựng đội nhóm đoàn kết và trung thành
Khi nhân viên cảm thấy công việc của họ có ý nghĩa và được đánh giá cao, họ sẽ có xu hướng gắn bó lâu dài với tổ chức. Điều này giúp doanh nghiệp giữ chân nhân tài và giảm chi phí thay thế nhân sự.
Thúc đẩy sự đổi mới và sáng tạo
Một môi trường làm việc tràn đầy cảm hứng khuyến khích nhân viên đề xuất ý tưởng mới, thử nghiệm các phương pháp làm việc sáng tạo mà không sợ bị chỉ trích hay thất bại.

Hành động cụ thể để truyền động lực và cảm hứng

Tạo ra tầm nhìn chung và ý nghĩa cho công việc

Nhân viên không chỉ làm việc vì tiền lương, mà còn muốn thấy giá trị của công việc họ đang làm. Nhà quản lý cần giúp họ hiểu công việc của họ đóng góp như thế nào vào mục tiêu chung của công ty.
Chia sẻ câu chuyện thành công về cách công việc của nhóm đã tạo ra sự khác biệt.

Công nhận và khen thưởng xứng đáng

Khi nhân viên đạt được thành tích, dù lớn hay nhỏ, hãy công nhận và khen thưởng họ kịp thời. Điều này không chỉ giúp họ cảm thấy có động lực hơn mà còn khuyến khích tinh thần làm việc tích cực trong toàn bộ đội nhóm.
Khen thưởng không chỉ là tiền thưởng, mà còn có thể là lời khen ngợi công khai, cơ hội phát triển hoặc những đặc quyền khác.

Tạo cơ hội phát triển cá nhân và nghề nghiệp

Cung cấp cho nhân viên các khóa đào tạo, hội thảo hoặc cơ hội thăng tiến, giúp họ có cảm giác đang phát triển trong công việc.
Khuyến khích họ thử nghiệm những dự án mới, đảm nhận trách nhiệm cao hơn để giúp họ xây dựng sự tự tin và kỹ năng lãnh đạo.

Làm gương và thể hiện sự đam mê

Một nhà quản lý truyền cảm hứng không chỉ nói, mà còn phải làm gương. Khi nhân viên thấy quản lý làm việc với đam mê, quyết tâm và tinh thần tích cực, họ sẽ bị ảnh hưởng và có động lực làm theo.

Tạo môi trường làm việc cởi mở và hỗ trợ

Khi nhân viên cảm thấy họ được lắng nghe, tôn trọng và có thể chia sẻ ý tưởng mà không sợ bị phán xét, họ sẽ có động lực cống hiến nhiều hơn.
Khuyến khích tinh thần làm việc nhóm, nơi mọi người hỗ trợ lẫn nhau thay vì cạnh tranh tiêu cực.

Ví dụ thực tiễn

Tình huống 1: Tạo ý nghĩa cho công việc của nhân viên
Một nhân viên trong bộ phận chăm sóc khách hàng cảm thấy công việc của mình đơn điệu và không quan trọng.

Cách làm đúng:

Nhà quản lý có thể nói: “Mỗi cuộc gọi bạn xử lý thành công không chỉ giải quyết vấn đề của khách hàng mà còn giúp công ty xây dựng lòng tin và giữ chân khách hàng trung thành. Công việc của bạn rất quan trọng đối với sự phát triển lâu dài của công ty.”
Ngoài ra, có thể chia sẻ những câu chuyện về khách hàng cảm ơn hoặc phản hồi tích cực để nhân viên thấy rằng công việc của họ có giá trị thực sự.

Kết quả:

Nhân viên có động lực hơn vì họ hiểu vai trò của mình quan trọng như thế nào.
Tinh thần làm việc của đội nhóm được cải thiện và chất lượng dịch vụ khách hàng nâng cao.

Tình huống 2: Công nhận và khen thưởng nhân viên
Một nhân viên trong nhóm marketing đã đưa ra một ý tưởng sáng tạo giúp tăng doanh số bán hàng, nhưng nếu không có sự công nhận từ quản lý, họ có thể cảm thấy công sức của mình không được đánh giá cao.

Cách làm đúng:

Trong cuộc họp nhóm, nhà quản lý có thể nói: “Cảm ơn A đã đưa ra một ý tưởng tuyệt vời, giúp chúng ta tăng doanh số 15% trong tháng này. Đây là một ví dụ tuyệt vời về tinh thần sáng tạo mà chúng ta luôn khuyến khích.”
Ngoài ra, có thể trao một phần thưởng nhỏ như phiếu quà tặng hoặc cơ hội tham gia một khóa đào tạo nâng cao.

Kết quả:

Nhân viên cảm thấy được trân trọng và có động lực để tiếp tục đóng góp.
Các thành viên khác trong nhóm cũng có thêm động lực để sáng tạo hơn.

Tóm lại

Truyền động lực và cảm hứng không chỉ giúp tăng hiệu suất làm việc, mà còn xây dựng một đội ngũ gắn kết, sáng tạo và sẵn sàng cống hiến.

Cách tốt nhất để truyền cảm hứng cho nhân viên là:

Tạo ra một tầm nhìn chung, giúp nhân viên thấy rõ ý nghĩa công việc của họ.
Công nhận và khen thưởng xứng đáng những nỗ lực và thành tích của nhân viên.
Cung cấp cơ hội phát triển nghề nghiệp, giúp nhân viên cảm thấy họ đang tiến bộ.
Làm gương bằng tinh thần làm việc và đam mê của chính mình.
Xây dựng môi trường làm việc cởi mở, nơi nhân viên có thể chia sẻ ý tưởng và cảm thấy được lắng nghe.

Một nhà quản lý giỏi không chỉ tập trung vào kết quả công việc, mà còn truyền động lực để nhân viên làm việc với tinh thần tích cực và sẵn sàng đóng góp lâu dài cho tổ chức.

7. Luôn sẵn sàng khi cần thiết

“The art of leadership is saying no, not yes. It is very easy to say yes.” (“Nghệ thuật lãnh đạo nằm ở chỗ nói không, chứ không phải nói có. Nói có rất dễ, nhưng nói không mới khó.”) – Tony Blair [7].

Một nhà quản lý giỏi không chỉ có mặt khi mọi thứ suôn sẻ, mà còn luôn sẵn sàng hỗ trợ khi đội nhóm gặp khó khăn. Nhân viên cần biết rằng khi họ gặp thách thức, quản lý sẽ không đứng ngoài quan sát mà sẽ đồng hành cùng họ, đưa ra định hướng và hỗ trợ giải quyết vấn đề.

Tại sao luôn sẵn sàng khi cần thiết lại quan trọng?

Xây dựng lòng tin và sự gắn kết trong đội nhóm
Khi nhân viên biết rằng quản lý luôn có mặt khi họ cần, họ sẽ cảm thấy yên tâm hơn, sẵn sàng báo cáo các vấn đề phát sinh sớm hơn và hợp tác chặt chẽ hơn.
Giúp đội nhóm vượt qua khủng hoảng
Không phải lúc nào công việc cũng diễn ra suôn sẻ. Khi có vấn đề phát sinh, một nhà quản lý biết cách xuất hiện đúng lúc, hướng dẫn đội nhóm tìm giải pháp, thay vì đợi đến khi vấn đề trở nên nghiêm trọng mới vào cuộc.
Tạo ra môi trường làm việc trách nhiệm và hỗ trợ lẫn nhau
Một nhà lãnh đạo luôn có mặt khi cần thiết sẽ truyền cảm hứng cho nhân viên, giúp họ cũng có trách nhiệm hơn với công việc và sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp khi cần.
Tránh tâm lý “quản lý từ xa” và sự xa cách với nhân viên
Một số nhà quản lý chỉ xuất hiện khi có kết quả tích cực nhưng lại biến mất khi đội nhóm gặp khó khăn. Điều này tạo ra sự xa cách và khiến nhân viên cảm thấy bị bỏ rơi.

Hành động cụ thể để luôn sẵn sàng khi cần thiết

Chủ động theo dõi tiến độ công việc và lắng nghe đội nhóm

Đừng đợi đến khi nhân viên gặp khó khăn mới tham gia. Hãy chủ động kiểm tra tiến độ, đặt câu hỏi như: “Dự án đang tiến triển như thế nào?” hoặc “Có vấn đề gì bạn cần tôi hỗ trợ không?”
Tạo một môi trường mở, nơi nhân viên có thể dễ dàng chia sẻ khó khăn mà không sợ bị đánh giá.

Phản hồi nhanh chóng khi nhân viên cần hỗ trợ

Khi nhân viên gặp vấn đề, phản hồi kịp thời thay vì để họ tự xoay sở.
Nếu chưa thể giải quyết ngay, hãy cho nhân viên biết rằng bạn đã nắm được vấn đề và sẽ hỗ trợ sớm nhất có thể.

Có mặt trong những thời điểm quan trọng

Khi đội nhóm đối mặt với deadline quan trọng, xung đột nội bộ hoặc áp lực từ khách hàng, hãy chủ động tham gia để giúp họ tìm ra giải pháp.
Đôi khi, chỉ cần sự có mặt của quản lý cũng giúp đội nhóm cảm thấy yên tâm hơn.

Hướng dẫn thay vì chỉ trích khi nhân viên gặp sai sót

Khi nhân viên mắc lỗi, thay vì chỉ trích ngay lập tức, hãy giúp họ tìm ra nguyên nhân và cách khắc phục. Điều này giúp họ rút kinh nghiệm mà không cảm thấy sợ hãi.

Dành thời gian cho từng cá nhân trong đội nhóm

Không chỉ tập trung vào công việc chung, hãy dành thời gian nói chuyện với từng thành viên để hiểu hơn về khó khăn họ đang gặp phải.
Đôi khi, một cuộc trò chuyện ngắn cũng có thể giúp nhân viên giải tỏa căng thẳng và tìm ra hướng đi mới.

Ví dụ thực tiễn

Tình huống 1: Nhà quản lý hỗ trợ kịp thời khi dự án gặp sự cố
Một nhóm phát triển phần mềm đang chuẩn bị ra mắt sản phẩm mới, nhưng vào phút chót, họ phát hiện một lỗi nghiêm trọng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống.

Cách làm đúng:

Nhà quản lý ngay lập tức triệu tập cuộc họp khẩn để tìm ra nguyên nhân.
Hỗ trợ đội nhóm bằng cách cung cấp thêm tài nguyên, nhân lực hoặc hướng dẫn họ cách ưu tiên công việc để giải quyết vấn đề nhanh chóng.

Kết quả:

Đội nhóm cảm thấy được hỗ trợ và không hoảng loạn khi gặp sự cố.
Lỗi được khắc phục kịp thời, sản phẩm ra mắt đúng kế hoạch.

Tình huống 2: Hỗ trợ nhân viên khi họ gặp khó khăn cá nhân
Một nhân viên có dấu hiệu căng thẳng và mất tập trung do gặp vấn đề gia đình, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc.

Cách làm đúng:

Nhà quản lý chủ động trò chuyện riêng, hỏi: “Tôi nhận thấy gần đây bạn có vẻ không ổn. Bạn có cần tôi hỗ trợ gì không?”
Nếu cần thiết, cho phép nhân viên làm việc linh hoạt hơn hoặc tạm thời giảm tải công việc để họ có thời gian giải quyết vấn đề cá nhân.

Kết quả:

Nhân viên cảm thấy được quan tâm và có thời gian để hồi phục tinh thần.
Khi trở lại công việc, họ làm việc hiệu quả hơn và trung thành hơn với công ty.

Tóm lại

Một nhà quản lý giỏi không chỉ có mặt khi công việc thuận lợi mà còn luôn sẵn sàng hỗ trợ khi đội nhóm gặp khó khăn.

Cách tốt nhất để làm điều này là:

Chủ động theo dõi tiến độ công việc và lắng nghe nhân viên.
Phản hồi nhanh chóng khi nhân viên cần hỗ trợ.
Có mặt trong những thời điểm quan trọng và khủng hoảng.
Hướng dẫn thay vì chỉ trích khi nhân viên gặp sai sót.
Dành thời gian để hiểu từng cá nhân trong đội nhóm.

Một nhà lãnh đạo thực thụ không chỉ dẫn dắt khi mọi thứ thuận lợi, mà còn là chỗ dựa vững chắc khi đội nhóm đối mặt với thử thách. Nhân viên sẽ trung thành và cống hiến hơn khi họ biết rằng quản lý luôn có mặt khi họ cần.

III. Kết luận

Những hành động trên không chỉ giúp bạn trở thành một nhà quản lý giỏi, mà còn giúp xây dựng một đội nhóm mạnh mẽ, bền vững và đạt được những thành công đột phá.

Trong một thế giới đầy cạnh tranh, lãnh đạo không chỉ là ra lệnh hay giám sát, mà là truyền cảm hứng, hỗ trợ và định hướng. Một nhà quản lý xuất sắc là người tạo điều kiện để đội nhóm phát huy tối đa tiềm năng, không ngừng phát triển và cùng nhau đạt được mục tiêu chung.

Bảy nguyên tắc quan trọng mà chúng ta đã thảo luận bao gồm:

Thiết lập kỳ vọng rõ ràng, giúp đội nhóm hiểu mục tiêu, trách nhiệm và tiêu chí thành công.
Luôn ở bên cạnh để ủng hộ đội nhóm, xây dựng niềm tin và tạo sự gắn kết mạnh mẽ.
Loại bỏ rào cản và trao quyền, giúp nhân viên chủ động sáng tạo và nâng cao tinh thần trách nhiệm.
Thực tế về khối lượng công việc, đảm bảo hiệu suất mà không khiến nhân viên bị quá tải.
Quan tâm đến nhân viên như một con người, tạo ra môi trường làm việc tích cực và nhân văn.
Truyền động lực và truyền cảm hứng, giúp nhân viên có mục tiêu và động lực để cống hiến.
Luôn sẵn sàng khi cần thiết, là điểm tựa vững chắc giúp đội nhóm vượt qua khó khăn.

Một tổ chức vững mạnh không chỉ được xây dựng từ chiến lược hay công nghệ, mà quan trọng nhất là từ con người. Khi nhân viên cảm thấy được hỗ trợ, được công nhận và có cơ hội phát triển, họ sẽ làm việc với sự tận tâm, sáng tạo và cam kết cao nhất.

Như Richard Branson từng nói:
“Train people well enough so they can leave. Treat them well enough so they don’t want to.”
(“Hãy đào tạo nhân viên đủ giỏi để họ có thể rời đi. Nhưng hãy đối xử với họ đủ tốt để họ không muốn làm điều đó.”)

Là một nhà quản lý, bạn có thể chọn cách lãnh đạo bằng quyền lực hoặc bằng sự ảnh hưởng. Một người chỉ ra lệnhsẽ nhận được sự tuân thủ, nhưng một người truyền cảm hứng sẽ nhận được sự tôn trọng và lòng trung thành.

Hãy áp dụng những nguyên tắc này để trở thành một nhà lãnh đạo thực thụ, nơi đội nhóm không chỉ làm việc vì nhiệm vụ, mà còn làm việc vì niềm tin, mục tiêu chung và sự gắn kết. Thành công không đến từ một cá nhân, mà từ một tập thể cùng hướng về phía trước.

III. Kết luận

Bảy nguyên tắc quan trọng mà chúng ta đã thảo luận bao gồm:

Thiết lập kỳ vọng rõ ràng, giúp đội nhóm hiểu mục tiêu, trách nhiệm và tiêu chí thành công.
Luôn ở bên cạnh để ủng hộ đội nhóm, xây dựng niềm tin và tạo sự gắn kết mạnh mẽ.
Loại bỏ rào cản và trao quyền, giúp nhân viên chủ động sáng tạo và nâng cao tinh thần trách nhiệm.
Thực tế về khối lượng công việc, đảm bảo hiệu suất mà không khiến nhân viên bị quá tải.
Quan tâm đến nhân viên như một con người, tạo ra môi trường làm việc tích cực và nhân văn.
Truyền động lực và truyền cảm hứng, giúp nhân viên có mục tiêu và động lực để cống hiến.
Luôn sẵn sàng khi cần thiết, là điểm tựa vững chắc giúp đội nhóm vượt qua khó khăn.

IV. Tài liệu tham khảo

[1] J. C. Maxwell, The 21 Irrefutable Laws of Leadership: Follow Them and People Will Follow You, 10th Anniversary Edition. Thomas Nelson, 2007.
[2] A. Einstein, The World As I See It. Philosophical Library, 1949.
[3] W. Isaacson, Steve Jobs. Simon & Schuster, 2011.
[4] P. Drucker, The Effective Executive: The Definitive Guide to Getting the Right Things Done. HarperBusiness, 2006.
[5] R. Branson, Losing My Virginity: How I’ve Survived, Had Fun, and Made a Fortune Doing Business My Way. Crown Business, 2011.
[6] S. Sinek, Leaders Eat Last: Why Some Teams Pull Together and Others Don’t. Portfolio, 2014.
[7] T. Blair, A Journey: My Political Life. Knopf, 2010.

Nguồn: SmartSkills – Phân tích & viết bởi Đặng Thanh Tùng